Когда-то давно, чтобы подписать в Интерсвязи различные документы — заявление на отпуск или отгул — ребятам приходилось самостоятельно ехать в другой офис. На это тратилось время, бумага и энергия. Ребята из IT-подразделения решили с этим что-то делать и сами написали программу электронного документооборота, с помощью которой теперь мы можем создавать и подписывать заявления хоть из офиса, хоть из дома.
Как создавался ЭДО? Кто принимал участие в создании и как он упрощает жизнь нашим сотрудникам? Об этом рассказал Дмитрий, начальник группы web-разработки.
Как создавался ЭДО? Кто принимал участие в создании и как он упрощает жизнь нашим сотрудникам? Об этом рассказал Дмитрий, начальник группы web-разработки.
Впервые идея упростить процесс подачи заявлений на отпуск появилась лет пять назад. Был сделан пилот, который всем понравился, но его не стали брать в дальнейшую работу. Но готовый интерфейс удалять я не стал: только прикрыл его немного, чтобы на глаза никому не попадался.
Спустя время ко мне обратились коллеги из IT-подразделения и IT-директор с просьбой допилить программу. Мы начали искать решение, как это лучше сделать, чтобы все работало нормально. Искали примерно полгода, пока не нашли так называемый «казахский вариант».
Как-то я поехал в Казахстан по делам, и там мне нужно было подписать документы через местный аналог Госуслуг — eGov. Мы посмотрели, как работает их система подписи документов, вдохновились их решением и поняли, что можем сделать что-то похожее и даже лучше.
После этого примерно за два месяца мы написали первый вариант программы электронного документооборота с расширенной функциональностью. Над ЭДО работали два сотрудника web-разработки и один из группы биллинга. Писали на php, база данных PostgreSQL.
Затем начали тестировать ее на узком кругу ребят из IT-подразделения. Сначала не все было гладко, например, у кого-то возникали сложности с установкой. Мы решали каждый недочет и постепенно дорабатывали программу. К 2020 году, в разгар коронавируса, ЭДО уже пользовались ребята из IT-подразделения и службы телефонной поддержки. А к апрелю 2021 года программой начала пользоваться вся компания.
Сейчас в ЭДО можно оформить 54 типа документов: заявления на отпуск, отгул, учебу, декрет и перенос отпуска; приказы на премии, приказы-распоряжения и различные указы. По старинке на бумаге оформляем только приказы о приеме на работу и увольнение.
Еще появились электронные наряды допуска для тех, кто, например, работает «в полях» на высоте. Эти бумаги нужно оформлять работнику перед каждой сменой, и раньше они подписывались вручную, была огромная кипа бумаг. Сейчас наряды оформляются буквально в пару кликов: начальник создает документ, его подписывают сотрудники — готово.
Какой нам со всего этого профит? Во-первых, теперь ребята экономят кучу времени: не нужно ехать в другой офис, чтобы там вручную подписывать заявление на отпуск. Во-вторых, за это время мы сэкономили немеряно бумаги. Посчитайте сами: за полтора года, после запуска ЭДО на всю компанию, было обработано более 35 тысяч документов. Теперь мы экономим и время, и деньги, и человеческие ресурсы.
