Осенний тренинг: природа, развлечения и общение. Делимся опытом организации выездного корпоратива на 70+ человек

Осенний тренинг — это, по сути, выездной корпоратив на 2−3 дня, который мы проводим уже 7 лет. Всегда на природе. Пару раз это были сложные горные маршруты, но чаще всего — отдых на комфортной базе. Так было и в этом году.

Отвозим ребят на целый уикэнд подальше от города, предоставляем им разные возможности для развлечений и… Пусть, собственно, развлекаются.

Готовиться начали за два месяца до. Начали с опроса сотрудников через Google Форму, периодически обновляли данные. Чем ближе само мероприятие, тем сильнее менялся итоговый состав по сравнению с изначальными планами.

Главная информация — это, конечно же, количество участников. Тех, кто вот прям точно-точно поедет. От этого зависело буквально всё: база, количество домиков, еды, реквизита и даже актёров в квесте (об этом ниже).

Организаторов было 20, условно они делились на 3 команды:
— сюжет и маршрут квеста;
— база: расселение, питание, развлечения;
— актёры квеста.

Наверное, именно организаторы сплотились больше всего. Ведь для них тренинг начался задолго до его проведения: два месяца вы так или иначе взаимодействуете, общаетесь и стараетесь сделать всё для того, чтобы участники получили максимум от одного уикенда.

Транспортный вопрос каждый год решаем так:
— создаём таблицу для водителей и пассажиров;
— сотрудники с машинами вписывают себя и количество человек, которых могут взять;
— ребята, не нашедшие себе места, вписывают свои ФИО в отдельный столбец, и их распределяют по оставшимся машинам.

Работает, как ни странно, хорошо. Все приехали, все уехали — это главное.

Почему не автобус? Потому что все освобождаются в разное время и приезжают/уезжают тогда, когда им удобно. С автобусом такого добиться было бы нереально.

База была большая, примерно половину домиков заняла наша команда. Организаторы приехали раньше и готовились к приезду участников, в том числе встречали их на входе: давали бейджик, проводили инструктаж, подсказывали путь к домику.

В основном селили мальчиков и девочек отдельно. Исключение — дом организаторов, бесполых существ. И, конечно же, в некоторых домиках случались несанкционированные смены жителей. Но главное, что хаоса не было.

Вокруг Челябинска остаётся всё меньше хороших баз отдыха. Наше правило — не повторяться. В этот раз нам повезло: красиво, ухоженно, с отоплением и канализацией. Не отельный комплекс, конечно, но вариант максимально комфортный.

База всем понравилась, хейта за выбор именно этой не словили. Кто-то писал, что вода из-под крана плохо пахла (скважина, бывает), кто-то — что одного туалета на большой домик мало. Замечания резонные, в будущем попытаемся обращать внимание и на это. Но в целом не прогадали.

Ели в местной столовой. Завтрак, обед, ужин. Еда типично столовская: такую либо любят, либо нет. С собой привезли всякой съестной мелочёвки и, конечно же, кучу мяса для шашлыка. Его жарили вечером второго дня.

Ради этого все и собрались. Организовывали всё своими силами. Упредим комментарии типа: «Бедных организаторов заставили, имели бы совесть, наняли бы профессионалов!».

Пишет текст не HR, а новенький копирайтер. Я только пришёл в компанию, одна из девочек-организаторов заболела, её надо было подменить. Мне предложили — я согласился. И в процессе подготовки не услышал от других ни одного жалобного слова; уж тем более не видел, чтобы кого-то заставляли.

Если кого-то надо заставлять что-то делать, значит не надо его заставлять это делать. Найдите другого человека. Как-то так это работает.

То самое действо, из-за которого осенний тренинг и называется тренингом, а не корпоративом. В этом году наши старания по организации квеста можно назвать титаническими. Не будем вдаваться в подробности, вам это вряд ли интересно, поэтому тезисно:
— за два месяца начали подготовку: съездили на базу, обошли лес вокруг, пометили ключевые точки;
— написали сценарий, придумали роли и распределили их среди организаторов;
— подготовили реквизит для актёров и их конкурсов, рассчитали тайминг, нашли рации для связи, лодки (!) для одного из конкурсов.

Тема года — мультивселенные. Кто-то скажет «пошло», но тренды на то и тренды, чтобы нравиться большинству.

Сюжет: персонажи разных произведений украли проекты Интерсвязи. Задача участников, попавших в чужую вселенную, вернуть каждый — иначе возвратиться домой не получится.

Команд 6, персонажей 12: робот, эльф, Эммет Браун, Итачи, зомби, Морфиус, клоун Оно, Сатана, Тони Старк, старик Харон, Сара Коннор, девочка из Звонка.

Задания квеста сделали максимально разнообразными. С роботом играли в АПОЖ (вспомните шоу с Пушным, Лазаревой и Шацем). Эммет Браун связывал игроков вместе, а они должны были сделать огромную и красивую коробку с подарком. У зомби просто играли в «Данетки». А еще играли в пятнашки, строили башню из спагетти и даже катались на лодке.

Квест всегда вызывает самые разные эмоции у участников. В этом году их коллеги были в образах, для кого-то это первый актёрский опыт. Все посмеялись и отнеслись с пониманием, при этом для многих словом дня стало «кринж».

Но главного мы добились — квест длинною в 6 часов, проходивший в лесу, собрал больше всего положительной обратной связи.

Делать детский утренник — сотрудников не уважать. Раз едем отдыхать, то отдыхаем по полной в рамках разумного.

За месяц до тренинга ребята создали отдельные чаты в Телеграме. Кто-то скидывался на кальяны, кто-то — на глинтвейн. После всех официальных мероприятий все собирались и знакомились, курили кальяны, выпивали, пели песни и просто общались. Когда в офисе работает больше 140 человек, собраться большими группами и провести время друг с другом в неформальной обстановке сложно. На базу приехало больше половины офиса, в итоге каждый познакомился с кем-то, с кем работал бок о бок уже много месяцев, но повода завести диалог не было.

На базе было крутое здание — клуб. На втором этаже большая открытая веранда, которая идеально подходила для активностей. Их мы и устроили.

После квеста провели Мозгобойню. Тут рассказывать нечего, классическое развлечение для любителей викторин. По окончании все разошлись по домикам: помыться, перекусить и попудрить носик. Когда вернулись, на площадке уже появились шашлык (приготовленный нашими же ребятами), бирпонг, Just Dance и глинтвейн. Несколько часов централизованно развлекались, а потом группами собрались в разных местах базы. Где и продолжили «тренинговаться» до самого утра.

Отдельная тема, которую не видели больше нигде. У нас есть сотрудники, увлекающиеся ролевыми играми: настольными, форумными, полигонными и живого действия. Вот последнюю и провели.

Представьте, что вы пошли на типичный мистический квест в своём городе. Вот тут примерно то же самое, но с одной деталью: каждый игрок вживается в роль своего персонажа. Участники готовят костюмы и реквизит, получают цели от гейм-мастера и на протяжении трёх часов пытаются их выполнить. Опыт непередаваемый и для описания требует отдельной статьи, но итог, опять же, один — все получили незабываемые впечатления и ещё несколько дней после обсуждали проведённую игру.

Каждый год мы проводим тренинг не для статьи в блог, не для улучшения бизнес-показателей, а для отдыха и сплочения. После него люди станут лучше работать? Замечательно! Но главное получить позитивные отзывы и понять, что можно улучшить в следующий раз. Для этого создаём Google Форму и просим подробно расписать, что понравилось, а что не очень. Наверное, именно поэтому с каждым годом участие принимает всё больше и больше человек.

Собрали комментарии некоторых организаторов тренинга, старичков и новичков компании.

Новички

Я первый раз на подобном мероприятии, мне понравилось. Узнала много новых людей, со всеми хоть чуть-чуть, но пообщалась — а это я люблю. Место очень красивое, налюбовалась природой вдоволь. Думала, что будет прохладно, но нам повезло — для начала сентября погода была замечательная. Обязательно поеду снова!
Оля, инженер-программист

Поехал на тренинг, чтобы отдохнуть от городской суеты и поближе познакомиться с коллегами. Оба пункта выполнены на «ура». Теперь будет не так неловко подниматься с кем-то в лифте или пересекаться на кухне. Квест по мультивселенной очень понравился; кринж там был, но очень позитивный. Точно буду ездить каждый год.
Ярослав, инженер-программист

Старички

Я ещё с прошлого года ждала этот тренинг. Всё получилось лучше, чем я ожидала: атмосферно, насыщенно, особенно понравились квест и ролевая игра. В этом году мне важно было побывать участником. А уже в следующем я хочу быть организатором. Это тоже очень интересно для меня. Кто бы что ни говорил, а такие штуки сближают. У тебя как минимум ещё с 71 человеком есть общие воспоминания. И новые локальные мемы, а это сближает сильнее всего!
Олеся, маркетолог-аналитик

В этом году, как и в прошлом, было потрясающе. Уже на следующий день вспоминал, как всё было, и немного скучал по этим выходным. Самое ценное, для чего и благодаря чему мероприятие существует — это люди. Уверен, что все самые крутые и запоминающиеся штуки — шагать вместе полдня по лесу, играть в ролевую игру, орать песни под гитару, просто болтать в беседке в неформальной обстановке — сложатся сами собой и будут на каждом тренинге в любом году.
Классно участвовать с коллегами в каком-то времяпровождении, построенном не вокруг работы, знакомиться с новыми людьми, лучше узнавать уже знакомых. Ставлю лайк и рекомендую, прекращать ездить не планирую!
Денис, ML-инженер

Организаторы

Минус один — очень много сил уходит на организацию. Плюс не один, но самый важный — тебе нравится этим заниматься, ты делаешь это с удовольствием и с другими увлеченными ребятами. Круто, что проводится такое. Хочешь не хочешь, а с коллегами пообщаешься хоть на том же квесте.
В следующий раз буду участником. Не хочу терять весь кайф от квеста, от персонажей и конкурсов. Хочется всё это посмотреть и прочувствовать.
Александр, UX/UI Designer

Всё было круто. Это мой третий тренинг. Маршрут всё проще, а точки, конкурсы и персонажи всё интереснее. Работаю уже не первый год, но увидела несколько новых лиц! Организатором мне быть нравится, меня это заряжает.
Анастасия, маркетолог-аналитик

Подытожим и поделимся только теми советами, которые точно можно будет применить в других компаниях.

• Если вы организуете подобное масштабное мероприятие впервые, то обязательно дайте себе не меньше трех месяцев на организацию.

• Одного опроса сотрудников не хватит. Наши ребята жаловались, что мы три раза присылали почти одинаковые формы, но всё время мы получали новые данные: кто-то в последний момент решил не ехать, а кто-то наоборот; у кого-то теперь меньше свободного места в машине, а у другого место освободилось.

• Излишек лучше, чем недостаток. Это мы про съестное и не очень: пледы, термокружки и так далее. У нас по окончании осталось очень много хлеба, воды и прочей провизии. Отвезли в офис и за несколько дней съели там.

• Если есть вероятность дождя, обязательно закупитесь дождевиками. И попросите взять с собой тех, у кого они уже есть. Вообще не пренебрегайте прогнозами погоды: посмотрите худший и готовьтесь именно к этому.

• Находите побольше организаторов, если планируете что-то крупное. Пусть это будет даже треть от всего количества приехавших; зато для всех всё пройдёт с большей долей вероятности без эксцессов.

• Людям свойственно прилагать минимум усилий для получения максимума удовольствия. Большинство выбрало бы просто посидеть в домике, чем пойти на сделанный нами квест. Но мы не оставили выбора :) В итоге квест собрал огромное количество положительных отзывов. Было бы столько впечатлений от пассивного отдыха? Вряд ли.

• Заранее узнайте на базе о наличии: посуды, постельного белья и туалетных принадлежностей, магазина, питьевой воды, мобильной связи, отопления. Полотенца всё же лучше брать свои в любом случае.

• Не селите много девушек в доме с одной ванной. Не надо.